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I- Responsabilités principales
Relevant du Manager des Opérations, l’Assistant (e) Administratif (ve) aura les responsabilités suivantes :
· Coordonner, planifier et soutenir les besoins et les interactions des équipes de préparation opérationnelle ;
· Organiser des réunions et préparer des procès-verbaux ou des déclarations de conclusions, des lieux, etc ;
· Planifier des réunions et des rendez-vous pour les membres de l'équipe ayant des fonctions exécutives ou des consultants ;
· Participer à la préparation du matériel et des installations pour les ateliers, les réunions, etc ;
· Gérer les déplacements des visiteurs de la salle d'opération.
· Centraliser et gérer les achats (demandes d'achats, commandes, réception) ;
· Surveiller l'inventaire des fournitures de bureau ;
Aider à la préparation et au suivi des dépenses et des budgets avec contrôle des mouvements de trésorerie ;
· Gérer l'horaire du personnel du service (rotations, demandes de congés et absences);
· Aider à planifier les voyages d'affaires de l'équipe, la coordination des vols, l'hébergement et les visas ;
· Recevoir le courrier entrant et le transmet aux services concernés. Préparer les lettres de réponse et tenir à jour le registre du courrier entrant/sortant ;
· Servir de liaison et de personne-ressource pour les interactions entre les équipes et les autres membres de l’organisation ;
· Compiler les contributions individuelles pour les rapports d'activité et soutenir la préparation de présentations ou de notes de service ;
· Contribuer à la remontée, l'envoi et la mise en forme des informations du bulletin (newsletter) ;
· Réaliser des traductions anglais/français ;
· Assurer une liaison efficace avec les principales parties prenantes contractante en maintenant l’image et la réputation professionnelles du groupe ;
· Effectuer des tâches supplémentaires selon les directives de temps à autre de la hiérarchie autorisée.
II- Profil recherché pour le poste :
· Licence professionnelle en Gestion administrative, Economie, Lettres Modernes, Langues ou domaine connexe ;
· Plus de 5 ans d'expériences à un poste équivalent ;
· La maîtrise de l'anglais et du français est requise
· Solides compétences en communication écrite et verbale
· Avoir une bonne connaissance du Pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project etc.) ;
· Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement à rythme élevé
· Capacité à communiquer efficacement avec les différents niveaux organisationnels
· Capacité à travailler de manière efficace et productive dans une organisation matricielle avec un minimum de supervision
· Excellentes compétences en gestion des parties prenantes, en organisation et en communication.
· Être Capable d'établir des relations interprofessionnelles et de favoriser le travail d'équipe
· Avoir un sens aigu du détail et rigueur.
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III-Candidatures :
Posez votre candidature dès aujourd’hui : CV + lettre de motivation dans les boites aux lettres de Simfer à Beyla ou en les envoyant par email à : simandou.recrutement@simandou.com