Un (1) Administrateur de contrat - Intellact pour Guinea Alumina Corporation

1. RAISON D’ETRE DU POSTE :

S’assurer que tous les contrats sont établis, contrôlés et élaborés en conformité avec les politiques et procédures de GAC/EGA.

2. RESPONSABILITES CLÉS

Politiques, Processus & Procédures

§  Le titulaire du poste joue un rôle essentiel concernant la conformité avec les politiques et les procédures pour toute demande de services effectuée par un utilisateur final.

§  Le titulaire du poste aura la responsabilité de gérer des contrats de plus de $ 5,000,000 ou d’une complexité suffisante ou d’une sensibilité significative pour exiger un niveau élevé d’expérience.

§  Le titulaire du poste sera responsable de trouver des soumissionnaires qualifiés pour les services demandés et de faire des recommandations en vue de leur approbation.

§  Le titulaire du poste s’assurera que les termes de référence de l'utilisateur final sont clairement définis, avec des critères proprement mesurables et préparera tous les documents d'appel d'offres conformément aux politiques définies.

§  Le titulaire du poste sera responsable de toutes les clarifications des soumissions et des communications (écrites et verbales) entre les soumissionnaires/co-contractants et les utilisateurs techniques pendant le processus d'appel d'offres.

§  Le titulaire du poste devra s'assurer que les procédures strictes sont suivies au cours du processus d'ouverture des offres.

§  Le titulaire du poste sera chargé de faire l'évaluation commerciale, l’analyse des risques et les recommandations d’affaires avec les soumissionnaires retenus.

§  Le titulaire du poste devra travailler avec l'utilisateur final, qui est responsable de l'évaluation technique pour recommander un soumissionnaire gagnant.

§  Le titulaire du poste sera responsable d'aviser tous les soumissionnaires de l'issue de l'appel d’offre et de diriger les réunions de clarification.

§  Le titulaire du poste sera responsable de tous les aspects de la négociation des termes et conditions du contrat avec le soumissionnaire retenu. Ceci aura un impact significatif sur les éventualités de réduction des coûts.

§  Le titulaire du poste sera chargé d’organiser et de diriger les rencontres entre les utilisateurs finaux et les entrepreneurs.

§  Le titulaire du poste gérera les aspects commerciaux des contrats qui ont été conclus.

§  Pour les contrats d'approvisionnement, l’Administrateur des contrats analysera les fluctuations des prix sur la base des informations issues du marché international.

§  Le titulaire du poste évaluera chaque fournisseur sur la qualité, la fiabilité et le prix des services.

§  Le titulaire du poste s’assurera que les KPI et les objectifs qui ont été établis sont respectés par les deux parties.

§  Le titulaire du poste s’assurera que les rapports sont préparés et le suivi des documents financiers et des prévisions est fait à temps et selon les besoins.

§  Le titulaire du poste s’assurera que les amendements aux termes de référence ont été correctement définis en termes de coût et de portée.

§  Le titulaire du poste assistera à des réunions avec les fournisseurs ou les parties prenantes et prendra toutes les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes.

§  Le titulaire du poste initiera les réclamations pour les services ou les matériaux qui ne répondent pas aux normes du contrat.

§  Le titulaire du poste assurera la liaison avec le département juridique et aidera à remplir toutes les exigences de documentation au cas où nous sommes tenus d'aller au tribunal.

§  Le titulaire du poste garantira que toutes les retenues dues aux fournisseurs sont libérées dans un délai approprié.

§  Le titulaire du poste s’assurera que tous les documents de clôture de contrat sont remplis et archivés comme requis, y compris les plans des entrepreneurs, les dérogations, etc.

Budget

§  Le titulaire du poste devra examiner et valider les listes de contrôle financiers et l'analyse ont été remplies et le cas échéant, que le SCEP (Proposition de Dépenses en immobilisations), a été dûment autorisé selon le document de délégation d’autorité (DoA), a été obtenu par l'utilisateur final.

§  Le titulaire du poste s’assurera que tous les documents contractuels dûment autorisés sont remplis et élaborera le contrat pour sa mise en application au sein de l'entreprise.

Surété, Qualité & Environnement

§  S’assure de la conformité des différents contrats établis avec les contractants et autres fournisseurs afin de garantir la sécurité des employés, la conformité aux lois du pays, les politiques de GAC et une attitude responsable sur le plan environnemental.

§  S’assure que tous les aspects juridiques et de gestion des risques du contrat ont été abordés et assure la liaison avec les départements pour assurer la conformité.

Supervision

§  Le titulaire du poste devra former et superviser une équipe d’assistant-administrateurs des contrats et tout autre personnel placé sous sa supervision.

Responsabilités Techniques

§  Facilite et prépare les documents d'appel d'offres et les exigences des termes de référence avec l'utilisateur final.

§  Négocie les coûts finaux, rédige et finalise les documents contractuels.

§  Examine et valide la mise en œuvre des projets échelonnés, des améliorations et des amendements aux termes de référence.

§  Gère les clôtures des contrats et coordonne avec les co-contractants sur les termes et conditions, et initie le processus d’arbitration.

Autre travail de dimensions spécifiques

Le titulaire du poste se chargera de diriger l’équipe d’Administration des Contrats en cas d’absence du Surintendant des Contrats.

Taches en rapport avec le poste occupé

§  Effectue d'autres tâches ou missions connexes lorsque demandé.

§  Prépare et présente les rapports mensuels d’Indicateurs de Performance.

4. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES

Qualification minimale :

§  Maîtrise de l'anglais (la maîtrise du français serait un atout)

§  Doit être titulaire d’un diplôme d’Ingénieur, de topographe ou commercial ;

§  Fortes compétences en communication orale et écrite avec un comportement professionnel est un must.

§  Bonnes capacités de négociation avec une compréhension des procédures de facilitation de réunion de groupe.

Expérience minimale :

§  Nécessite au moins 5-10 ans d'expérience en tant qu'administrateur de contrats / Ingénieur de contrats ou travaillant au sein de l'environnement des affaires à un rôle similaire.

Compétences :

§  Très bonnes capacités rédactionnelles.

§  Bonne capacité d'analyse.

§  Ingénierie ou expérience en topographie préférable.

5. CANDIDATURE

Pour postuler, cliquez sur l’onglet Poser sa candidature à ce poste en joignant CV et lettre de motivation avant le 24.02.2017.